Empresas que prohíben las redes sociales: puertas al campo

Cuando se analiza la presencia de una empresa en la Web Social, muchos directivos se sorprenden al comprobar la alta participación (fundamentalmente, para uso personal) de sus empleados en múltiples redes sociales, blogs y foros.

En ese momento aparecen los recelos: que si se pierde el tiempo, que si baja la productividad, que si se pone en riesgo la seguridad de la empresa…

Pero la solución no pasa por imponer políticas restrictivas sobre el uso de estas herramientas, ni mucho menos por prohibir a los empleados escribir en blogs o participar en redes sociales.

El asunto va por otro camino. Por un lado, el rendimiento de un profesional no se mide únicamente analizando los tiempos: las horas que está en la oficina; las pausas que realiza o los minutos que emplea consultando sus perfiles en Facebook o en Twitter, leyendo el periódico o tomando café… El desempeño de un empleado se comprueba analizando los resultados de su trabajo. Por otra parte, también hay que tener en cuenta que, gracias a los avances tecnológicos, se ha podido aumentar la productividad y mejorar la conectividad (haciendo posible que los profesionales atiendan cuestiones laborales en tiempos muertos o incluso en sus momentos de ocio).

Las redes sociales, los blogs, los foros son simplemente herramientas. El problema no son las herramientas. Parafraseando la letra de la canción Mi Guitarra y Vos de Jorge Drexler, “la máquina (en este caso, la herramienta) la hace el hombre… y es lo que el hombre hace con ella”.

Si una compañía se ve obligada a restringir o cortar el acceso a redes sociales porque sus empleados emplean gran parte de su tiempo en Facebook, en Youtube o en Twitter, tiene un problema grave que no van a poder resolver desde el departamento de sistemas con un gesto tan sencillo como bloquear accesos. Probablemente los niveles de desconfianza en esa compañía estén disparados y la motivación de los empleados bajo mínimos. Y ése sí que es un asunto capital que la empresa deberá abordar con urgencia, porque unos profesionales sin motivación y sin compromiso suponen un lastre para la organización.

Las restricciones o prohibiciones no harán más que incrementar el clima de desconfianza y desmotivación (un reciente estudio realizado en EEUU refleja que un tercio de los empleados dejarían el trabajo si su empresa instalase filtros para prohibirles el acceso a Facebook).

Además, no es coherente establecer una estrategia de participación activa en redes sociales y que esa tarea recaiga única y exclusivamente en el Social Media Manager y su equipo, convirtiendo su labor en un verso suelto dentro de la compañía.

Un enfoque distinto: potenciar la participación y el intercambio

La política más adecuada consiste en capitalizar el uso de estas herramientas por parte de los empleados. Para ello, es necesario conocer el uso que los profesionales hacen de ellas para, por un lado, optimizar esta presencia y, por otro, limitar los riesgos que puede suponer su uso para la compañía.

Se trata de establecer claramente cuál es el papel de la Web Social en la empresa, de elaborar pautas de uso para empleados, de capacitar a los trabajadores para sacar más rendimiento a estos recursos, de darles a conocer las consecuencias que un mal uso de ellos puede tener para ambas partes y de fomentar y valorar la cultura colaborativa.

La actuación de la compañía pasaría por:

• Diseñar una estrategia clara de uso y aprovechamiento de las herramientas de la Web 2.0 (blogs, wikis, redes sociales, etc.) por parte de la compañía.
• Redactar y distribuir unas pautas de uso de las diferentes herramientas que sirvan de referencia para todos los trabajadores a la hora de participar en las mismas, ya sea dentro o fuera de la compañía. Estas normas han de ser sólidas y deben darse a conocer a todos los empleados. De esta forma, se unifican los criterios y se minimizan riesgos de comunicación o seguridad.
• Capacitar a los equipos para que aprovechen las diferentes herramientas. Esto mejorará su desempeño y les permitirá desarrollar sus tareas de forma más ágil y eficiente, lo que redundará en una mejor calidad de vida para todos.
• Como parte de esa formación / capacitación, es básico que se conciencie a los trabajadores de la importancia de mantener la seguridad y privacidad de datos. Muchos de los fallos de seguridad provenientes de la participación en la Web Social tienen su origen en el desconocimiento de los riesgos por parte de los usuarios. Una buena comunicación / formación puede minimizar este tipo de problemas.
• Fomentar y premiar el intercambio de información entre los profesionales de la compañía, motivándoles a compartir, participar y apoyarse, etc. Este tipo de actitudes se deben incorporar como puntos en la evaluación del desempeño de los profesionales de la organización, para que quede claro que se  apuesta por la participación de los trabajadores en la Web Social y que, además, se valora.

La puesta en marcha de estas acciones refleja una nueva manera de construir empresa e implica claros beneficios para la organización: mayor participación de todos los empleados en la evolución y en el día a día del negocio, fomento del intercambio de conocimiento, aumento de la motivación, efecto multiplicador de las acciones de comunicación en la Web social y mayor capacidad para atraer y retener el talento en el presente y en el futuro.